Google Drive è uno strumento potentissimo di condivisione file ma spesso non sfruttiamo tutte le sue potenzialità: ecco alcuni trucchi fantastici!
Google Drive risolve moltissimi problemi di gestione, soprattutto quando, per lavoro, produciamo un grosso numero di file al giorno e li condividiamo con persone o aziende differenti.
In questo caso è strettamente necessario avere sempre tutto sotto controllo ma soprattutto riuscire ad accedere rapidamente a tutti i nostri file senza perdere tempo nel cercarli. Fortunatamente Google Drive offre moltissime funzioni estremamente utili proprio a questo scopo ma, spesso, non le conosciamo nemmeno. Ecco quali sono e soprattutto come si usano!
Trucchi utilissimi con Google Drive
In primis, s abbiamo l’abitudine di salvare singoli file senza organizzarli, finiremo per trasformare la directory di Google Drive in un caos, esattamente come accade quando salviamo tutti i nostri file sul desktop del pc: ad un certo punto ci sono talmente tanti file che è impossibile raccapezzarsi.
Su Google Drive è possibile organizzare i file in cartelle che, a loro volta, possono essere organizzate in base al nome, alla data di creazione o all’ultima modifica. Ogni sistema di organizzazione risponde ad esigenze ben precise: trovando quello più giusto per noi avremo sempre tutto sotto controllo.
La cartelle di Google Drive sono grigie di default. Nonostante questo è possibile cambiare colore a ogni singola cartella in maniera tale da individuare a colpo d’occhio ognuna di esse, anche se abbiamo creato una gran quantità di cartelle.
Se abbiamo dei file davvero importanti possiamo segnalarli attribuendo loro una stella. In questo modo tutti i file contrassegnati saranno raggruppati nella cartella Speciali, che ci permetterà di avere accesso a tutti i nostri file più importanti senza doverli cercare nelle altre directory. Attribuire la stella a un documento è facilissimo: basta cliccare sulla stellina che compare a destra del titolo di ogni documento Google quando lo apriamo. Per accedere alla cartella “Speciali” basterà cercare l’icona della stellina sulla barra a sinistra di Google Drive: indica la sezione in cui i nostri documenti più importanti sono contenuti.
A destra, all’interno della barra di ricerca di Drive, c’è un’icona che indica diverse barre di regolazione. Cliccando su questa icona avremo accesso alla ricerca avanzata di file. È utilissima soprattutto se dobbiamo gestire moltissimi file perché ci permette di cercare per tipo di file, per una parola contenuta nel nome, tra i file condivisi oppure sulla base del proprietario del file in questione.