Nell’era digitale, la gestione efficace della propria casella di posta elettronica è diventata una competenza fondamentale sia per professionisti che per privati.
Gmail, uno dei servizi email più utilizzati al mondo, offre diverse funzionalità avanzate che possono semplificare e ottimizzare questo compito. Tra queste, la possibilità di programmare l’invio delle email e posporre il ricevimento delle stesse rappresenta un vero e proprio game changer per chi desidera gestire al meglio la propria comunicazione online.
Prima di addentrarci nel “come fare”, è importante chiarire la differenza tra due concetti spesso confusi: programmare l’invio di una mail e posporre il ricevimento di una mail. Programmare l’invio significa decidere un momento futuro in cui far partire effettivamente un’email che abbiamo preparato; questa opzione è ideale quando vogliamo che il nostro messaggio raggiunga il destinatario in un preciso momento, magari per questioni di tempismo o semplicemente perché quel determinato orario si adatta meglio alla nostra pianificazione.
D’altra parte, posporre il ricevimento significa ritardare il momento in cui leggeremo un’email ricevuta; questa funzione può tornare utile quando riceviamo un messaggio importante in un momento in cui non possiamo dedicargli la dovuta attenzione. Grazie a questa opzione, possiamo far sì che l’email “ritorni” nella nostra inbox in un secondo momento da noi scelto, come se fosse appena arrivata.
Come Posporre le Email Ricevute
Partiamo dal vedere come si può posporre una mail ricevuta su Gmail. Immaginiamo di aver ricevuto un’email importante da parte di un cliente o collaboratore ma non abbiamo tempo sufficiente per leggerla con attenzione. Invece di correre il rischio di aprirla e poi dimenticarsene dopo essere stati distratti da altre mansioni, possiamo semplicemente decidere di posporla.
Il processo è intuitivo: basta passare con il cursore sopra all’email desiderata nella nostra casella di posta in arrivo fino a visualizzare l’icona dell’orologino (simbolo del posticipo).
Cliccando su tale icona si apre un menu dal quale possiamo scegliere quando vogliamo che quella specifica email ci venga ripresentata come non letta nella nostra inbox. Le opzioni vanno da “Più tardi oggi” a date personalizzate scelte dall’utente.
Programmazione dell’Invio delle Email
Passando alla programmazione dell’invio delle email, scopriamo quanto sia semplice impostare questo meccanismo su Gmail. Quando scriviamo una nuova email inserendo destinatario, oggetto e corpo del messaggio (senza dimenticare eventuali allegati), anziché premere direttamente sul pulsante “Invia”, ci dirigiamo verso l’opzione “Programma invio”.
Cliccandoci sopra si apre una finestra dove Gmail ci propone alcune opzioni predefinite relative a momenti futuri nei quali potremmo voler inviare la nostra email (ad esempio: domani mattina alle 8:00) oppure ci permette di selezionare manualmente data e ora specifiche secondo le nostre necessità.
Questa funzionalità risulta particolarmente utile quando dobbiamo inviare comunicazioni lavorative o risposte importanti ma preferiamo che arrivino al destinatario in determinati momenti piuttosto che immediatamente dopo averle redatte – magari perché sappiamo che quel giorno avranno più tempo per leggere i nostri messaggi o semplicemente perché vogliamo apparire più professionali inviando comunicazioni nei giorni lavorativi anziché nel weekend.
La capacità di gestire con precisione quando le nostre email vengono inviate aggiunge uno strato ulteriore alla nostra capacità organizzativa online. Che si tratti della necessità professionale d’impressionare clientela ed associati con tempistiche impeccabili nelle comunicazioni via mail o del desidero personale d’avere controllo totale sulla propria agenda digitale senza lasciare nulla al caso – imparare ad usare queste funzionalità offerte da Gmail può davvero fare la differenza nel nostro quotidiano virtuale.