Invio mail, la differenza tra CC e CCN: perché è un dettaglio importante a cui fare attenzione

Conoscere la differenza tra CC e CCN durante l’invio di una mail è assolutamente fondamentale: ecco cosa significano queste sigle.

Quando scriviamo una mail abbiamo la possibilità di inviarla a più persone, quindi a più destinatari. Ci sono però delle differenze sostanziali tra i destinatari della nostra mail. Da alcuni di essi, per esempio, ci aspettiamo una risposta perché nella mail parliamo di questioni in cui sono direttamente coinvolti o che sono sotto la loro diretta responsabilità.

Altri destinatari potrebbero essere invece non direttamente coinvolti nella questione ma potrebbero avere il diritto, il dovere o il semplice desiderio di essere informati sull’argomento trattato nella mail. Le caselle “A” “CC” e “CCN” nel campo dei destinatari servono proprio a questo, ma è assolutamente necessario utilizzarle con criterio per non incappare in situazioni spiacevoli. La prima indica il destinatario comunemente inteso, la seconda e la terza indicano rispettivamente una Copia per Conoscenza e una Copia per Conoscenza ma Nascosta al destinatario principale.

Differenza tra Copia Conoscenza e Copia Conoscenza Nascosta

Il destinatario principale della mail è ovviamente sempre visibile sia al mittente (che lo ha scelto) sia al destinatario stesso (che del resto ha ricevuto la mail).

Anche i destinatari inseriti nella casella Copia Conoscenza sono sempre visibili a tutte le persone coinvolte nella comunicazione. Si potrebbe pensare quindi che non ci sia differenza tra inserire un indirizzo nella casella del destinatario e quella della copia conoscenza, ma non è così. Coloro che ricevono una mail in Copia Conoscenza nella maggior parte dei casi non sono tenuti a rispondere alla mail o a intervenire in qualche modo, solo a leggere le varie comunicazioni e a tenersi informati sulla questione per eventualità future.

Si tratta di un sistema utilizzato spesso per tenere informate tutte le persone facenti parte di un gruppo di lavoro su questioni per le quali, in realtà, ci si aspetta risposta solo da una di esse.

Leggermente diverso è l’utilizzo della Copia Conoscenza Nascosta che viene utilizzata in genere come forma di tutela per il mittente. Se per esempio il dipendente di un’azienda sta avendo uno scambio di mail con un cliente, il quale si sta lamentando di alcune prestazioni, allora il dipendente potrebbe scegliere di rispondergli scrivendogli una mail che avrà il cliente come destinatario principale ma il capo dell’azienda come destinatario in copia conoscenza nascosta.

Chi è in copia conoscenza nascosta sarà quindi informato in maniera diretta e tempestiva su tutto quello che viene scritto nelle mail e potrà intervenire a tutela del destinatario quando e se fosse necessario, senza che il destinatario principale lo sappia.