Creare un modulo grazie agli strumenti di “controllo del contenuto”.

Word 2007 ha tutte le funzioni delle versioni precedenti e qualcuna in più, ovviamente. Opzioni spesso molto utili ed interessanti, ma misconosciute. Un esempio? La possibilità di preparare moduli interattivi da far compilare a terzi, da esportare sul Web, inviare per e-mail o stampare su carta.Vediamo come funzionano.

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La barra degli strumenti per la gestione dei Moduli sembrerebbe scomparsa in Word 2007, sebbene sia uno strumento utile per creare moduli interattivi. La funzione è sempre presente, anche se non visibile nella configurazione predefinita. Come per altre funzioni apparentemente eliminate in Word 2007, la prima cosa da fare è attivarla esplicitamente nelle “Opzioni di Word”. Basta fare clic il pulsante principale in alto a sinistra e poi fare clic sul pulsante omonimo.

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Nella scheda “Impostazioni generali” occorre semplicemente spuntare, con un clic del mouse, l’opzione “Mostra scheda sviluppo sulla barra multifunzione”. Da ora in poi nelle finestre di Word appariranno gli strumenti di gestione dei moduli, nonché alcune funzioni di Word 2007 per l’inserimento dei controlli di contenuti.

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Nella finestra principale, accanto a quelle predefinite, c’è anche la scheda degli strumenti di sviluppo, che consente di accedere alle funzioni di inserimento di oggetti nel documento, nonché alle funzioni di gestione modelli, l’editor di Visual Basic e quello per le macrodefinizioni.

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I controlli dei moduli in Word 2007 sono chiamati “Controlli contenuto” e presentano caratteristiche differenti dalle precedenti versioni. Ovviamente si possono inserire nei documenti e nei modelli, personalizzare con testi e contenuti e nasconderli nel documento. Essendo basati su codice XML, hanno il vantaggio di poter essere riutilizzati o distribuiti facilmente, e di poter sfruttare le funzioni di archiviazione e condivisione dei dati. Tuttavia i controlli dei moduli basati sulle precedenti tecnologie (ActiveX) sono ancora disponibili per mantenere la compatibilità col passato: li trovate nella barra dei Controlli, sotto la voce “Moduli precedenti”. Ricordate però che non potete salvare nei file creati con le vecchie versioni di Word (RTF, DOC e così via) i documenti contenenti i nuovi controlli contenuto. Se avete caricato un file di vecchia concezione, ovvero Word funziona in modalità “Compatibile”, questi controlli appariranno disattivati.

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I sette nuovi controlli contenuto, come suggerisce il nome, sono considerabili dei raccoglitori dove memorizzare e gestire vari elementi di un documento. Appaiono in fase di redazione in modo decisamente diverso dai precedenti controlli, costituiti da una scheda azzurra con una sorta di maniglia di spostamento. A seconda del tipo di controllo, appare anche un “segnaposto” (una specie di icona che ne indica la posizione), un testo informativo e/o una freccia che può visualizzare un menu a tendina in cui selezionare le voci previste per quell’elemento specifico.

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Due dei nuovi controlli riguardano il testo, e sono chiamati appunto “Formato RTF” e “Testo”. Il primo corrisponde in pratica ad un box di testo formattato con la videoscrittura, con font, paragrafi, formattazione, ovvero praticamente tutti gli elementi tipici di un documento intero. Il secondo è riservato a contenere testo su un solo paragrafo, con formattazione semplice e non può essere collegato a elementi come immagini e tabelle. In ambedue basta fare clic con il tasto destro del mouse per vedere comparire un menu contestuale con le operazioni di redazione, inserimento e gestione del testo previste da Word.

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Un altro controllo molto importante è quello che permette di inserire file di immagini. Basta scegliere l’opportuno comando dalla barra Sviluppo e poi fare clic sul segnaposto, ovvero l’icona che appare al centro dell’elemento inserito per contenere un’immagine. Appare un menu di scelta dei file grafici e, una volta selezionato, questo verrà inserito.Per modificare le proprietà del controllo immagine basta farci doppio clic sopra. Apparirà così una barra di gestione del formato di immagine: permette con soli uno o due clic di definire, per esempio, la forma e la cornice, oppure regolare luminosità e contrasto senza alterare il file originale.

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Un modo alternativo per gestire le immagini inserite nel controllo è di fare clic col tasto destro e scegliere la voce “Formato immagine”. Appare così una finestra con vari menu di controllo, che permettono di regolare il riempimento dell’immagine, la cornice, l’ombreggiatura e persino applicare effetti di rotazione e formattazione in tre dimensioni. Gli effetti vengono applicati all’immagine nel controllo, non al file originale.

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I controlli con scelte multiple permettono di inserire varie voci in un menu dove, in seguito, è possibile scegliere una voce. In Word 2007 i principali sono due, chiamati “Casella di riepilogo a discesa”, simile alla casella di riepilogo già vista nelle versioni precedenti di Word, e la “Casella combinata”. La differenza principale è che quest’ultima permette di inserire direttamente testo nel controllo, mentre l’elenco a discesa permette solo di scegliere tra le voci previste al momento della preparazione del controllo.Per inserire questi controlli nel documento, come sempre, basta usare gli appositi pulsanti nella barra di Sviluppo.

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Per inserire i testi degli elenchi di scelte multiple e impostarne aspetto e funzionamento, il metodo più semplice è selezionarne uno e poi fare clic sul pulsante “Proprietà controllo”, accanto ai controlli nella barra di Sviluppo.Nel pannello che appare si possono usare i pulsanti per inserire e modificare le voci dell’elenco, rimuoverle e variarne l’ordine. È anche possibile usare stili di formattazione e decidere se l’utente potrà modificare o eliminare il contenuto del controllo a discesa.

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Gli ultimi due nuovi controlli sono “Selezione data” e “Raccolta blocchi predefiniti”. Il primo è semplicemente un elenco a discesa specializzato: permette di specificare date secondo il formato predefinito in Windows, oppure uno di vostra scelta, usando come già visto il pulsante “Proprietà controllo”. Il controllo di raccolta blocchi predefiniti invece funziona proprio come un archivio dei vostri controlli ed è molto simile a un controllo RTF, ma offre in più la possibilità di selezionare opzioni per ciascuna raccolta.

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Esaminati rapidamente i controlli disponibili, create un modulo da spedire a utenti che lo compileranno. Si può iniziare con un documento standard (o un modello). Inserite i campi con le rispettive proprietà. Infine proteggete il modulo. Salvatelo infine come modello per la distribuzione. Iniziate per esempio inserendo due controlli RTF per specificare nome e cognome, un controllo per indicare la data di nascita e uno per inserire un’immagine, ovvero una fotografia. Basta fare clic sui pulsanti e inserirli nel documento.

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Il modo più veloce per formattare il testo del modulo è di agire sui “segnaposti” dei singoli controlli e modificarne lo stile. Questo per esigenze semplici, perché se occorrono stili diversi per vari paragrafi si possono utilizzare gli stili e le formattazioni definite nel documento. Per le immagini, come visto, esistono vari modi per regolare la formattazione, ma se volete semplicemente cambiare le dimensioni basta fare clic su uno dei bordi e, tenendo premuto il tasto del mouse, “stirare” l’immagine sul documento.

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Realizzando moduli, un problema comune è che i controlli tendono a scomparire o a camuffarsi durante la redazione, perché non appena deselezionati scompaiono la “cornice con maniglia” e talvolta pure i contenuti, se vuoti. Il modo più semplice per visualizzarli è usare il pulsante “Modalità progettazione” nella scheda Sviluppo. Con un clic appaiono gli elementi tra i tag XML che li definiscono nel documento, e diventa facile selezionarli. Un altro problema comune è che sembra impossibile creare paragrafi in un controllo testo anche se nella proprietà del controllo è chiaramente attivabile l’opzione “Consenti ritorni a capo (più paragrafi)”. La soluzione è ricordare che nei controlli di testo i paragrafi non sono inseriti con l’INVIO da tastiera, bensì con la cosiddetta “interruzione di riga”, ottenuta con la combinazione di tasti MAIUSCOLO+INVIO.

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Un modulo, di regola, viene preparato perché sia uguale per tutti i destinatari, ovvero con una struttura che non possa essere modificata, per esempio cancellando dei campi di immissione per errore.Per questo occorre bloccare, ovvero proteggere le sue parti usando degli appositi comandi. Si trovano nella finestra Sviluppo, sotto il pulsante “Proteggi documento”; permettono sia di inibirne la cancellazione, sia la modifica stessa, per esempio nel caso siano solo di riferimento e non campi di immissione. Una volta protetti, i controlli non possono essere più modificati, nemmeno da voi, se non attivando la modalità Progettazione, per cui è bene eseguire tale procedura solo quando tutto è stato completato. Nel nostro caso, un semplice modulo con quattro campi di immissione, bisogna fare clic nella scheda Sviluppo sul pulsante “Proteggi documento”, poi scegliere “Limita formattazione e modifica” e attivare l’opzione “Compilazione moduli”. Infine confermare con un clic su “Applica protezione”.

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Una volta protetto il documento dalle modifiche, eventualmente usando una password, l’ultimo passaggio è salvarlo come modello, per poterlo distribuire agli utenti che dovranno compilarlo.Avendo usato i nuovi controlli specifici di Word 2007 occorre obbligatoriamente usare il formato standard DOTX, quindi non DOT (i vecchi file modello delle versioni precedenti) e tantomeno DOC. Inoltre occorre ricordare che, se avete usato i nuovi controlli, per leggere il modulo e compilarlo sarà obbligatorio per i destinatari usare Word 2007.